Secrétaire Assistant(e)
Le métier
Vous intervenez en appui administratif et logistique auprès du responsable hiérarchique ou d’une équipe en assurant la coordination et l’organisation de l’information au sein de votre service et de votre structure.
Vous contribuez à la qualité de la communication de l’entreprise en valorisant son image et êtes le relais de l’information, tant à l’interne qu’à l’externe.
Vous prenez en charge les travaux administratifs et la logistique de votre service en saisissant, mettant en forme des documents à l’aide des outils bureautiques. Vous avez en charge la reproduction, la transmission et la mémorisation des informations.
Vous répondez aux demandes d’informations, filtrez et transmettez les communications. Vous organisez matériellement les réunions, les déplacements et les séminaires.
Dans les grandes entreprises, le métier est centré sur le service, ses spécialisations et une anticipation dans les activités.
Dans les PME et TPE, la polyvalence est nécessaire et le traitement des urgences et des priorités sont de rigueur.
Lieux et conditions d'exercice
Vous intervenez dans les secteurs privés, publics ou associatifs et dans tous secteurs d’activités en relation avec différents interlocuteurs et services.
L’essentiel de l’activité s’exerce de façon sédentaire avec l’utilisation d’outils bureautiques, de communication et de logiciels professionnels.
Les conditions d’exercice varient selon la taille, le mode d’organisation et le domaine d’activité de la structure.
L’organisation des tâches qui lui incombe, relève de votre propre initiative.
Le travail de secrétaire assistant(e) demande une capacité d'adaptation et d'organisation, un esprit d'initiative et le sens des responsabilités, ainsi qu'un bon équilibre nerveux et une bonne résistance au stress. Il requiert de la dextérité manuelle et une bonne acuité visuelle de près. Enfin, il requiert une aisance certaine à l’oral et à l’écrit, et d’être familiarisé avec l’outil informatique. L'activité nécessite une station assise prolongée.
Les débouchés
Les secrétaires assistants(es) exercent dans tous types d’entreprises et de secteurs d’activités variés.
La formation
FORMATION PREPARATOIRE SPECIFIQUE (Optionnelle)
La formation préparatoire spécifique vous permet de:
- vérifier votre projet ;
- ré-entrainer vos capacités ;
- acquérir les prérequis nécessaire pour poursuivre la formation envisagée.
La durée d'une formation préparatoire spécifique est de 23 semaines soit environ six mois maximum. Cette durée peut être adaptée en fonction de vos besoins à l'issue d'un pré-accueil réalisé en amont de votre admission.
FORMATION QUALIFIANTE DE NIVEAU 4 anciennement niveau IV
La formation qualifiante d'une durée de 46 semaines ou 1472 heures comporte deux activités
Activité 1 : Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
Activité 2 : Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
Module complémentaire assistant commercial : Participer au développement d'un fichier prospect et assurer le suivi de la relation clientèle et l'administration des objectifs commerciaux.
Périodes d'applications en entreprise : 16 semaines
Le plateau technique et pédagogique
Les formateurs techniques sont tous issus du monde de l'entreprise. Ils répondent aux exigences requises par la certification des titres professionnels délivrés par le Ministère du Travail.
Des espaces techniques spécifiques sont dédiés à la formation (salles de cours et de travaux pratiques).
La pédagogie développée favorise la mise en situation professionnelle (travail sur des cas réels d'entreprises avec mise en situation quotidienne).
Accompagnement et adaptation de votre parcours
Pendant la formation vous êtes accompagné individuellement par une équipe pluridisciplinaire. Afin que les questions médicales, psychologiques ou sociales n'entravent pas votre réussite, 7 professionnels (travailleur social, infirmier, médecin, psychologues, animateurs socio-culturel, éducateur sportifs) travaillent en étroite collaboration avec vos formateurs et conseillers d'insertion afin de vous aider à réussir votre parcours.
Validations
- Titre Professionnel de "Secrétaire Assistant(e)", homologué au niveau 4 anciennement niveau IV par le Ministère du Travail (arrêté de spécialité du 3 juillet 2003 - JO modificatif du 5 décembre 2017).
Consulter le descriptif officiel de certification
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